Удаленная работа! От этих двух слов никуда не деться, если вы ведете бизнес в 2024 году. В результате недавних событий на рынке труда соответствующая среда на рабочем месте претерпела драматические изменения, полностью благодаря удаленной работе. Следовательно, этому способствовал ряд факторов, включающих как технологии, так и глобальные события, произошедшие в последнее время, такие как пандемия COVID-19.

Удаленная работа дает стимул и возможность для внедрения гибкого графика, уменьшает потребность во времени на дорогу и позволяет привлечь лучшие таланты со всего мира — положительные эффекты карьеры удаленной работы невероятны. На самом деле вычитание не является направленным; в обоих случаях вы просто умножаете на -1 с другой стороны. Организация, работающая при таком подходе, вероятно, будет получать более эффективные результаты, охватывая труд в те периоды дня, когда в противном случае на них работало бы меньше сотрудников, сохраняя при этом их заработную плату за электроэнергию низкой. Например, работникам нравится преимущество автономности и независимости от создания собственной рабочей культуры.

Однако удаленная работа не лишена проблем!

Вашей компании приходится преодолевать различные препятствия. Эти препятствия включают поддержание эффективной коммуникации, обеспечение безопасности данных и развитие сплоченной корпоративной культуры в виртуальной среде. Не знаете, как эффективно решать эти проблемы? Это руководство здесь, чтобы помочь. Ниже приведены способы использования технологических решений для улучшения вашей стратегии удаленной работы.

Инструменты для общения и совместной работы

Эффективные инструменты общения и совместной работы являются основой любого подхода к удаленной работе. Они необходимы для сплочения команды, являются связующим звеном, сохраняющим продуктивность и связь на расстоянии. Что касается инструментов, которые позволяют командам взаимодействовать и управлять проектами, то наиболее популярными являются:

• Слабый
• Увеличить
• Команды Майкрософт
• Google Встреча

Каждый инструмент затрагивает конкретные аспекты удаленного сотрудничества. Например, Slack и Microsoft Teams упрощают обмен мгновенными сообщениями и быструю регистрацию. Это повторяет спонтанные разговоры, которые происходят в физических офисах. Однако Zoom и Google Meet имитируют личные встречи, которые жизненно важны для детальных обсуждений и поддержания личных связей.

Наряду с комбинацией вышеперечисленных инструментов коммуникации такие платформы, как Asana и Trello, могут оказаться полезными с точки зрения управления проектами. Они предоставляют простой для понимания обзор проектов, позволяя вашим сотрудникам отслеживать прогресс, назначать задачи, устанавливать сроки и т. д. Asana выделяется возможностью управления задачами и рабочими процессами, а карточная система Trello идеально подходит для организации задач и идей.

Уровень эффективности поднимается на новую ступень благодаря возможностям интеграции этих инструментов. Многие из них могут быть взаимосвязаны, а это означает, что данные могут беспрепятственно передаваться с одной платформы на другую. Например, вы можете интегрировать Slack с Trello, позволяя обновлениям в последнем автоматически отправляться в виде уведомлений в канал Slack. Эта интеграция дополнительно помогает оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность.

Читайте также: Как программное обеспечение для управления работами упрощает стратегическое планирование?

Доступность и безопасность данных

При удаленной работе ваши сотрудники часто разбросаны по разным местам. Это свидетельствует о значительном повышении важности доступности данных и безопасности. Решения для облачного хранения данных, такие как Google Drive и Dropbox, стали незаменимыми, предлагая простой и масштабируемый доступ к файлам и документам. Еще одним положительным моментом является возможность делиться документами и работать с ними в режиме реального времени. Это гарантирует, что каждый сможет получить доступ к последней версии файла, независимо от его местоположения.

Однако, хотя облачное хранилище по-прежнему обеспечивает удобство и другие преимущества, эта технология все же приводит к серьезным проблемам с безопасностью данных. Удаленная рабочая среда особенно подвержена рискам безопасности. Поскольку сотрудники получают доступ к данным компании через различные сети, в том числе личные, они часто менее безопасны, чем офисная сеть вашей компании. Вот почему для защиты данных от несанкционированного доступа и киберугроз необходимо использовать такие меры, как двухфакторная аутентификация и шифрование.

В этом контексте миграция схемы также становится критически важным процессом. Он включает обновление и изменение схемы базы данных для повышения функциональности, производительности и безопасности. Это ключ к оптимизации баз данных для облачных платформ, обеспечивающий доступность и безопасность данных. Кроме того, миграция схемы помогает поддерживать целостность данных. В результате, по мере развития баз данных или перехода на новые платформы, они остаются согласованными и надежными.

Интеграция с существующими системами

Интеграция применимых инструментов с существующими системами является серьезной проблемой, из-за которой компании могут не решаться полностью перейти на удаленную работу. Инструменты для общения, обмена данными, управления проектами и т. д. должны гармонично работать с вашими устаревшими системами. Более того, процесс интеграции должен быть плавным, чтобы избежать сбоев в бизнесе.

Проблема возникает потому, что новые инструменты часто работают на других платформах или технологиях по сравнению со старыми системами. Это несоответствие может привести к проблемам совместимости, когда данные могут не передаваться между системами беспрепятственно или некоторые функции могут быть ограничены.

Успешная стратегия интеграции предполагает тщательное планирование. Это может потребовать специальных решений, таких как разработка API или промежуточного программного обеспечения, чтобы устранить разрыв между новыми и существующими технологиями. Конечно, это большая работа, но она является ключом к успеху в удаленной работе. Хорошо интегрированная система обеспечивает непрерывность бизнес-процессов, сводит к минимуму время обучения и повышает удобство работы пользователей.

Поддерживайте производительность и управляйте рабочими нагрузками

При выборе структуры удаленной работы еще одной важной задачей является обеспечение сотрудникам поддержания уровня производительности. Может быть сложно отслеживать их прогресс и обеспечивать подотчетность – по крайней мере, если вы не используете правильные инструменты.

Эти инструменты включают в себя:

• Программное обеспечение для учета времени: эти инструменты, такие как Toggl, помогают отдельным лицам и командам отслеживать, сколько времени тратится на различные задачи. Они дают представление о продуктивности и помогают эффективно управлять временем.
• Инструменты автоматизации рабочих процессов: они автоматизируют повторяющиеся задачи, создавая рабочие процессы, объединяющие различные приложения и службы, тем самым экономя время и снижая вероятность человеческой ошибки.
• Программное обеспечение для управления задачами: Позволяя командам организовывать, расставлять приоритеты и отслеживать ход выполнения своих задач, это гарантирует, что все будут согласованы и осведомлены о сроках и обязанностях.
• Системы управления производительностью: эти инструменты облегчают регулярные проверки и обратную связь, что жизненно важно для поддержания вовлеченности и производительности сотрудников.

Заключительная записка

Важность этих инструментов в удаленной работе невозможно переоценить. Они предлагают структуру и прозрачность — аспекты, которые необходимы на рабочем месте, где прямой надзор ограничен. Используя правильные технологические решения, ваша компания может гарантировать, что ваши удаленные сотрудники будут продуктивны и будут работать в соответствии с вашими целями и графиками.