Современный бизнес всё чаще сталкивается с задачей цифровизации бухгалтерии. Если раньше учетная система работала на локальном компьютере или небольшом офисном сервере, то сегодня всё больше предпринимателей переходят в облако. Причина очевидна: это удобство, безопасность и экономия. Но выбор правильного виртуального сервера — задача не из простых.

Почему виртуальный сервер?

Онлайн-бухгалтерия требует непрерывного доступа, защиты данных и возможности работы сразу нескольких сотрудников. Решение в виде VPS или VDS давно стало стандартом. Виртуальный сервер позволяет использовать программное обеспечение вроде 1С:Предприятие или BAS из любой точки мира, где есть интернет.

«Основное преимущество виртуальных серверов — это баланс между стоимостью и функциональностью: вы арендуете мощность, достаточную именно для ваших задач, и при необходимости масштабируете ресурсы без покупки нового оборудования».

Такой подход исключает расходы на обслуживание «железа», на электричество и на резервирование. Всё это уже входит в стоимость тарифа. Например, у некоторых украинских компании-провайдером аренда сервера для бухгалтерии стартует всего от 350–500 гривен в месяц. По сути это всего пару чашек кофе, но ваша бухгалтерия в безопасном облаке, а не на локальном компьютере.

Какой виртуальный сервер выбрать для онлайн-бухгалтерии?

Здесь важно не переплачивать за избыточные ресурсы. Если речь идёт о частном предпринимателе или небольшом бизнесе, где бухгалтер один, достаточно начального тарифа, возьмем стартовый тариф компании SIDATA:

Стартовый тариф содержит такую функциональность:

• 2 процессорных ядра Intel
• 2 ГБ оперативной памяти
• 40 ГБ NVME-диска
• Поддержка шаблонов с такими программами M.E.Doc, Вчасно, клиент-банка и ЭЦП
• Бэкап на 7 дней

Этого достаточно для запуска бухгалтерских программ и безопасного хранения данных для 1-2 пользователей, то есть для бухгалтера и его помощника или директора, то есть для большинства малого бизнеса.

«Если вы единственный пользователь, нет смысла арендовать дорогой виртуальный или даже выделенный сервер: виртуальный сервер начального уровня полностью закроет все ваши задачи по бухгалтерии».

В каких случаях нужен более мощный сервер?

Если бухгалтеров несколько человек, стоит рассмотреть повышенные тарифы, где увеличены оперативная память и дисковое пространство, а также более мощные ресурсы по процессору. Эти пакеты подходят для небольших предприятий с активной работой в учётных системах.

Средний бизнес (от 5 до 10 сотрудников бухгалтерии) может выбрать тарифы серии MEDIUM или PROF. Здесь уже 8–12 ГБ RAM и до 160 ГБ NVME-диска, что обеспечивает комфортную работу даже с большими базами данных.

Скриншот тарифов с сайта провайдера серверов sidata.com.ua

Когда нужно брать выделенный сервер?

Руководители могут задаваться вопросом, а не взять ли сразу полноценный выделенный сервер чтобы и бухгалтерию разместить и для работы сервер не помешает. На практике, выделенный сервер имеет смысл только для крупных компаний с бухгалтерским отделом от 15 сотрудников и выше.

Стоимость аренды такого решения начинается от 3400 грн в месяц, и это оправданно только при высоких нагрузках и большом числе пользователей. Для малого и среднего бизнеса выделенный сервер — избыточная инвестиция.

Windows или Linux – какую ОС выбрать при аренде?

Для бухгалтерии почти всегда выбирают Windows-сервер, поскольку подавляющее большинство специализированного ПО (1С, BAS, M.E.Doc, клиент-банки) работает именно в этой среде. Стоимость аренды Windows-сервера, как правило, выше, чем Linux-версии, но у некоторых компаний, например у SIDATA, цены на разные операционные системы одинаковые. Это удобно и позволяет экономить, не жертвуя совместимостью.

Также SIDATA в своих тарифах предлагает полный комплекс возможностей, который особенно важен для бухгалтерских задач:

• Высокая скорость соединения (500/1000/10000 Mbit).
• Защита данных законодательством Германии, Финляндии или США.
• Трёхконтурная система электропитания и резервные дизельные генераторы.
• Автоматический бэкап данных и архивирование файлов.
• Круглосуточный доступ с любого устройства.

«В отличие от стационарного офиса, виртуальный сервер в облаке надёжнее: данные защищены, доступ к ним возможен в любой момент, а стоимость обслуживания включена в тариф».

Недостатки локального сервера

Некоторые компании всё ещё пытаются использовать стационарные решения. Но здесь возникает ряд проблем:

• Требуется статический IP и настройка для удалённого доступа.
• Расходы на электричество и обслуживание оборудования.
• Риск изъятия или повреждения техники.
• Отсутствие резервного питания и защиты от пожара.

Очевидно, что в сравнении с виртуальными серверами такие решения менее устойчивы и дороже в долгосрочной перспективе.

Сколько стоит аренда сервера для бухгалтерии?

Стоимость зависит от количества пользователей.

• Для одного бухгалтера достаточно тарифа START — от 350 грн/мес.
• Для малых предприятий (2–5 пользователей) — от 900 до 1400 грн/мес.
• Средний бизнес (5–12 пользователей) — от 1600 до 2400 грн/мес.
• Крупные компании (15+ пользователей) — от 3400 грн/мес. с выделенными ресурсами.

Стоит ли онлайн-бухгалтерия свеч?

Выбор виртуального сервера для бухгалтерии напрямую зависит от числа пользователей и объёма задач. Для малого бизнеса выгоднее взять VPS или VDS начального уровня, а вот серьёзным компаниям стоит рассмотреть выделенный сервер.

«Главное правило: арендуйте не самый дорогой сервер, а тот, который соответствует вашим реальным задачам. Если бухгалтер один — достаточно стартового тарифа. Если же сотрудников десятки — лучше инвестировать в выделенный сервер».

Онлайн-бухгалтерия в облаке позволяет не только снизить затраты, но и повысить надёжность работы: ваши данные будут доступны всегда и защищены по международным стандартам.